CRM som hittar nya kunder automatiskt och håller ordning på offerterna

Utmaningen

Att sälja kräver tre saker som sällan bor i samma verktyg: att hitta företag värda att kontakta, att komma ihåg att följa upp dem, och att få ut en offert som ser professionell ut. I praktiken hamnar det i ett kalkylblad, i mejlkorgen och i ett ordbehandlingsprogram. Då är det researchen som blir liggande, uppföljningarna som glöms, och offerten som går att ändra i efterhand utan att någon märker det.

Uppgiften var att göra de tre stegen till ett enda flöde, där varje steg lämnar över till nästa och ingenting behöver skrivas om på vägen.

Så fungerar systemet

Prospekteringen sköter sig själv

Du beskriver i vanlig text vad du letar efter, till exempel kliniker och mottagningar i Stockholm eller byggföretag i Uppsala med tre till tjugo anställda, och hur ofta sökningen ska köras. Sedan gör systemet resten. Det hämtar nya kandidatföretag med hjälp av en språkmodell som har tillgång till webbsökning, och varje företag kommer tillbaka med webbplats, ort, telefonnummer och en poäng mellan 0 och 100. Poängen kommer alltid med en skriven motivering, så att du kan bedöma om den stämmer i stället för att lita på en siffra.

Företag som redan finns i systemet sorteras bort automatiskt, även de du tidigare tackat nej till, så listan innehåller bara nya namn. Ett prospekt som är värt att kontakta blir företag, kontaktperson och affär med ett klick.

Affären följs i ett tydligt flöde

Affärerna ligger på en tavla där du drar dem mellan stegen, från ny och kontaktad till möte bokat och offert skickad, eller i en listvy om du hellre söker och sorterar. Varje förflyttning loggas automatiskt, så affärens historik skriver sig själv utan att någon behöver föra anteckningar.

Uppföljningar knyts till datum och syns i en kalender. Det som börjar bli försenat lyfts fram i en banner högst upp och på en notisklocka i menyn, så att ingenting brådskar i tysthet. Överblicken visar antal affärer per steg, konverteringsgrad och utvecklingen månad för månad.

Offerten blir ett färdigt dokument

Offerten skrivs i ett formulär med PDF:en synlig vid sidan, och det du ser är exakt det kunden får. Rader hämtas ur en tjänstekatalog eller skrivs för hand, med moms och rabatt per rad och svensk faktureringsterminologi.

När offerten skickas händer flera saker automatiskt: den får ett löpnummer i årets serie, PDF:en arkiveras, en kontrollsumma sparas så att dokumentet går att stämma av i efterhand, och offerten låses. Därmed kan en skickad offert inte ändras i tysthet, och ett prisbyte i tjänstekatalogen påverkar aldrig en offert som redan ligger hos kunden. Behöver något ändras skapas en ny version med länk till originalet.

Beloppen räknas i heltal öre hela vägen genom systemet. Det låter som en detalj, men det är skillnaden mellan en momsrad som stämmer mot fakturan och en som är ett öre fel.

Teknik

• React 19 och TypeScript, byggt med Vite
• Serverlös arkitektur med Cloud Firestore, alltså ingen egen server att underhålla eller säkerhetsuppdatera
• Säkerheten byggd i lager: inloggning, databasregler som spärr, App Check mot automatiserad trafik och en skarp innehållspolicy, verifierat mot den driftsatta appen
• Gemini via Firebase AI Logic för prospekteringen, med webbsökning och automatisk reservväg när kvoten tar slut
• PDF-generering direkt i webbläsaren, arkivering via filväljaren och kontrollsumma med Web Crypto
• Egna komponenter i stället för tunga bibliotek: tillgänglig combobox, kalenderrutnät, diagram och drag-and-drop
• 292 enhetstester och 27 integrationstester mot en riktig databasemulator, inklusive tester som körs mot de skarpa säkerhetsreglerna

Resultatet

Systemet är i drift och används i det löpande säljarbetet. Prospektering, uppföljning och offerering ligger i ett flöde i stället för i tre verktyg, prospektlistan fylls på utan manuell research, och en offert går från formulär till arkiverat och låst dokument utan att lämna appen.